Ein Zeuge kann nicht mit einem der Unterzeichner in Verbindung gebracht werden und kann nicht in den Genuss des Vertrags kommen. Zum Beispiel kann ein Begünstigter eines Testaments und Testaments seine Hinrichtung nicht bezeugen. Aus praktischer Sicht bedeutet die Voraussetzung für einen Zeugen, dass die Person, die die Tat unterzeichnet (ob durch elektronische Unterschrift oder nasse Tinte) und der Zeuge am gleichen physischen Ort sein müssen. Wenn dies machbar ist, ist die elektronische Signatur akzeptabel, da der Zeuge sie anwenden wird und entweder das Dokument ausdrucken und mit einer nassen Tintensignatur signieren kann oder seine eigene elektronische Signatur anwenden kann, wenn er eine hat. Sie konnten jedoch nicht zulassen, dass die Person, die den Vertrag im Namen des Arbeitgebers unterzeichnet, ihre elektronische Unterschrift anwendet und sie dem Zeugen an einem anderen Ort zusendet; dies wäre keine wirksame Ausführung der Tat und lässt das Unternehmen offen für Argumente eines verärgerten Mitarbeiters oder ehemaligen Mitarbeiters weiter unten auf der Linie, dass der Vertrag nicht wirksam abgeschlossen wurde. Wenn ein Unternehmen einen Vertrag mit einer der oben genannten Methoden unterschreibt, können Außenstehende davon ausgehen, dass der Vertrag ordnungsgemäß unterzeichnet wurde. Die Folge ist, dass die Unternehmen sicherstellen müssen, dass die Personen, die in ihrem Namen unterzeichnet haben, die entsprechende Autorität haben. Andernfalls wird das Unternehmen nicht in der Lage sein, seinen gesetzlichen Verpflichtungen aus dem Vertrag zu entgehen. Gelegentlich gibt ein Vertrag ein Datum an, bis zu dem Signaturen erforderlich sind. Dies ist in Geschäftsverträgen oder Immobilienverträgen üblich, wenn ein Angebot zeitsensibel ist. Um solche Streitigkeiten zu vermeiden, kann die Ausarbeitung klarer Unternehmenspolitiken in Bezug auf die Unterzeichnungsbefugnis die beste Vorgehensweise sein. Wenn ein Mitarbeiter nur im Namen seines Unternehmens in einem bestimmten Fall unterschreiben soll und sein Glaube an die stillschweigende Unterschriftsbefugnis in allen Fällen eingeschränkt werden soll, wird empfohlen, eine Vollmacht zur Genehmigung der Unterzeichnung zu erteilen, obwohl dies möglicherweise nicht für alle Gelegenheiten geeignet ist.
Die Befugnis zur Unterzeichnung eines Vertrags hängt von der Art des beteiligten Unternehmens ab. Für jeden Geschäftstyp gelten die üblichen Regelungen: Der häufigste Grund für die Aufnahme einer Vollmachtsklausel in einen Arbeitsvertrag besteht darin, dem Arbeitgeber die Befugnis zu geben, Dokumente im Namen des Arbeitnehmers zu unterzeichnen, um dem Unternehmen Rechte an geistigem Eigentum zu übertragen. Dies kann eine nützliche Klausel für das Unternehmen sein, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter nicht gefunden werden kann, um mit einer solchen Abtretung von Rechten des geistigen Eigentums umzugehen, oder wenn ein bestehender oder ehemaliger Mitarbeiter nicht mit solchen Aufträgen zusammenarbeitet. Im Rahmen bewährter Verfahren wird empfohlen, ein internes Verfahren darüber einzuleiten, wer im Namen der Gesellschaft schriftliche Vereinbarungen unterzeichnen kann und welche Befugnisse diesen Personen eingeräumt werden. Ein Unternehmen kann (über seine Direktoren in einer Vorstandssitzung) beschließen, dass dies auf Direktoren oder Direktoren sowie eine bestimmte Ebene von leitenden Angestellten beschränkt werden sollte, möglicherweise mit einer Vertragswertschwelle, die auf verschiedenen Ebenen gilt, und als zusätzlichen Schritt könnte das Unternehmen verlangen, dass alle Verträge mit Großkunden die Zustimmung des Boards benötigen. Ein rechtliches Problem kann auftreten, wenn jemand im Namen eines Unternehmens unterschreibt und kein autorisierter Vertreter ist. In einigen Fällen kann das Unternehmen auf dieser Grundlage aus dem Vertrag aussteigen. In einem Vertrag besagt die Klausel mit dem Titel “Vertretung auf Autorität der Parteien/Unterzeichner”, dass alle, die die Vereinbarung unterzeichnen, berechtigt sind, beide Parteien an die genannten Bedingungen zu binden.
Einen Vertrag zu unterschreiben ist nicht wie ein Autogramm von einer berühmten Person zu bekommen.